Foto: PR

4 tips om de reiskosten van je personeel in kaart te brengen

  Partnerbijdrage

Als je als werkgever de reiskosten van je werknemers vergoedt, dan weet je dat dat soms nogal wat administratieve rompslomp met zich meebrengt. Wat is de makkelijkste manier om de reiskosten van je personeel in kaart te brengen? En hoe zit het met de zakelijke autoverzekering van je werknemers, mag je die ook vergoeden? We zetten 4 tips voor je op een rij.

Tip 1: Betaal declaraties niet klakkeloos

Met nieuwe regels voor reiskostenvergoeding op komst is het verstandig om je goed in te lezen over wat er allemaal verandert, en wat dit betekent voor jou als werkgever. Dit houdt ook in dat je weet welke kosten je wel en niet moet vergoeden. Zo betalen werknemers in principe zelf de premie voor hun autoverzekering voor zakelijk gebruik (tenzij ze een auto van de zaak hebben). Deze kosten mogen ze dus doorgaans niet declareren. Wel kun je je personeel bijvoorbeeld een collectieve autoverzekering bieden. Hiermee krijgen werknemers soms tot wel 15% korting op hun premie.

Tip 2: Verdiep je in de nieuwe wetgeving

Vanaf 1 oktober 2021 wordt de vaste reiskostenvergoeding afgeschaft als standaard. Dit betekent dat je je personeel niet meer zomaar een vaste reiskostenvergoeding van €0,19 per zakelijke kilometer mag bieden: je mag dan alleen nog de reizen die de werknemer werkelijk gemaakt heeft onbelast vergoeden. Deze regeling geldt met name voor werknemers die vaak thuiswerken. Werknemers die jaarlijks 36 weken of 128 dagen naar kantoor reizen mogen namelijk nog wel een vaste reiskostenvergoeding ontvangen. 

Tip 3: Neem je cao onder de loep

Leg afspraken over de reiskostenvergoeding van je bedrijf duidelijk vast in je cao. Reiskostenvergoeding is in principe een arbeidsvoorwaarde. De verjaringstermijn van deze voorwaarde is 5 jaar. Dit betekent dat werknemers hun vergoeding binnen 5 jaar met terugwerkende kracht mogen claimen. Maar als je bedrijf niet onder een cao valt en er ook geen bedrijfsreglement bestaat, dan mag je personeel op zich geen reiskostenvergoeding eisen.

Goed om te weten: als een werknemer geen reiskostenvergoeding krijgt, dan kan diegene misschien wel in aanmerking komen voor reisaftrek openbaar vervoer van de Belastingdienst. De werknemer mag dan onder bepaalde voorwaarden een bedrag van het inkomen aftrekken.

Tip 4: Gebruik slimme tools voor rittenregistratie

Het bijhouden van alle werkelijk gemaakte reizen van je werknemers kan nogal een karwei worden. Gelukkig bestaan er allerlei handige tools waarmee je de zakelijke reizen van al je personeel makkelijk kunt bijhouden. Zoals de Livemobility-app. Met deze app kunnen je werknemers automatisch hun woon-werkverkeer en andere zakelijke ritten bijhouden. Geschikt voor ritten met de auto, het openbaar vervoer én de fiets.

Dit artikel wordt u aangeboden door Univé. Het is niet gemaakt onder verantwoordelijkheid van de redactie van deze uitgave.

Meer berichten
 

Dagelijks het laatste nieuws in je mailbox ontvangen?

Aanmelden